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Después de mucho tiempo de evaluaciones y planificaciones, nos hemos
decidido automatizar por completo la gestión administrativa de nuestro
pequeño negocio, especialmente los procesos de:
- solicitud de servicios
- contratación de servicios,
- la atención a nuestros clientes,
- la facturación y los pagos
Algunas necesidades fundamentales que pensamos solucionar con este sistema:
- administrar nuestra disponibilidad de trabajo y poder asignar recursos de
manera más eficiente
- entregar los trabajos antes de tiempo, y evitar retrasos
- mejorar la comunicación entre nosotros y los clientes
- mejorar la coordinación interna de tareas y trabajos entre los integrantes
de nuestro staff (Ulises, Gonzalo, Soledad y Nicolás)
- ofrecer a los clientes información ordenada y el control total de
sus contrataciones
- facturar ordenadamente: saber qué clientes adeudan dinero, cuándo
deben pagar o cuándo deberían haber pagado
- saber los montos totales adeudados por los clientes y gestionar cobros,
suspender cuentas, etc
- evitar spammers gracias a procesos de validación y comprobación
de identidad
- automatizar notificación de pagos online con IPN (Instant Payment
Notification)
- analizar historiales de clientes, servicios, y datos estadísticos
de importancia, para la toma de ciertas decisiones importantes
CRM y Facturación
Cada cliente nuestro pronto tendrá a su disposición un panel
de control web desde donde podrá gestionar sus servicios, solicitar
soporte, hacer pagos, descargar facturas, solicitar presupuestos, etc.
Project Management
Para una segunda etapa tenemos pensado automatizar la administración
de proyectos de manera centralizada, bajo este mismo sistema sistema unificado,
de interfaz web. Tanto desarrolladores como clientes podrán ver la evolución
y avance de los proyectos administrados, en tiempo real.
Desarrollo del sistema
El sistema estará programado en lenguaje PHP y base de datos Mysql.
Nos encontramos en la fase de Diseño e Implementación
del programa.
- ya hemos diseñado y normalizado la base de datos
- ya hemos diseñado el prototipo de las interfaces de administración
- ya creamos la mayoría de los formularios de ABM, y las páginas
de resultados / salida y filtrado de datos
- estamos cargando muchos datos de prueba para contemplar diversas situaciones
que permitan perfeccionar el diseño de la base de datos
Nos queda:
- organizar la estructura modular del sistema,
- codificar scripts y crear librerías,
- diseñar la interfaz de cliente (usuario final)
- alfa/beta-testearlo antes de activarlo en la producción real
Lamentablemente no podemos indicar una fecha de lanzamiento de este proyecto,
puesto que dependemos también del volumen de trabajo que tengamos que
cumplir con nuestros clientes. Pero si todo sale bien, a mediados de Junio de
2008 ya debería estar online.
Como siempre, estamos poniendo el mayor empeño en brindar, cada vez
más, un mejor servicio.
Iremos informando aquí sobre la evolución del proyecto.
| Actualización: sábado,
07 de junio de 2008 ) |
Nuestro sistema de gestión ya está casi listo, pero aún
falta para su puesta en marcha en el entorno de producción. Lamentablemente
no podremos lanzarlo a mediados de junio como habíamos previsto inicialmente,
porque el proyecto se amplió considerablemente en algunos aspectos, y
porque hemos asumido en estos meses muchos compromisos con clientes.
Algunas novedades:
- el relevamiento de requerimientos iniciales (SRS) se ha
ido ampliando para contemplar diversas situaciones que no tuvimos en cuenta
al planear el sistema, esto propone un nuevo modelo de su ciclo de vida: iterativo
o incremental
- comenzamos a utilizar smarty templates, con la filosofía de implementar
al 100% el modelo vista controlador (MVC)
- comenzamos a utilizar la librería tcpdf para generar
facturas y recibos en PDF
- nos comenzamos a plantear la utilización de otras librerías
de PHP para resolver ciertas cosas, por ejemplo phpgacl para
la capa de permisos y accesos de usuarios
- desarrollamos un updating de los datos del sistema a través de un
script ejecutable desde cron jobs, para que el sistema pueda actualizar vencimientos
de pagos y servicios, enviar notificaciones, cambiar status de servicios,
etc.
- desarrollamos un sistema de templates de email para que el sistema realice
notificaciones automáticas: a los clientes y a los miembros de nuestro
staff., ante diferentes situaciones que requieren de accionar específico
(renovar servicios, finalizar y entregar trabajos, recordar al cliente que
le falta entregar material, etc, etc)
- todas las interfaces administrativas utilizan al máximo posible Ajax,
para evitar tantos recargas de páginas en ciertos asistentes de carga/filtrado
de datos
- falta todavía el desarrollo completo del módulo de clientes
- decidimos dejar para más adelante el módulo de project management,
nos centraremos más en CRM y la contabilidad del negocio en esta primera
etapa. Por ahora, administraremos proyectos con dotproject
Estimamos en este momento que puede llevarnos 2 meses más finalizar
el desarrollo del proyecto, hasta su puesta en marcha.
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Novedades 
Para
lograr su satisfacción total, nos manejamos con absoluta transparencia
en la información al cliente. Nuestros servicios poseen términos
y condiciones bien claros. 
